SSS 12 SİTELERDE OLAĞANÜSTÜ TOPLANTI NEDİR?

• Olağanüstü Toplantı Nedir? (KMK madde 29)

Önemli bir sebebin çıkması halinde, yöneticinin, deneticinin veya kat maliklerinden üçte birinin istemi üzerine ve toplantı için istenilen tarihten en az on beş gün önce bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya bir taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de (gündem) bildirilmek şartıyla, kat malikleri kurulu her zaman toplanabilir. Yönetim planında belirtilen tarihler dışında yapılan tüm toplantılar olağanüstü toplantı niteliğindedir.

Olağanüstü toplantı yapılmasını gerektiren sebebin gerçekten önemli olup olmadığı değerlendirmesi kat maliklerinin tasarrufundadır. Kanunda belirtilen şartlardaki oranda ve özellikte irade ile bu tip çağrının yapılması, sebebin önemini ortaya koymaktadır, bu önemlilik davaya konu değildir. Davaya konu olabilecek olan çağrı usulüdür.

Site yönetimlerinde, davaya en çok olağanüstü toplantıların çağrı usulü konu olur. Toplantıya katılım çağrısının tebliğ edilmişliği her zaman sorgulanabilir. Bu konuda kanun koyucu, sitelerin yönetimini sürdürülebilir kılmak için, genel hükümlerden farklı olarak, Tebligat Kanununa Ek Madde-1’i eklemiştir:

“(6/6/1985 - 3220 sayılı Kanunun 20 nci maddesi gelen numarasız ek madde olup teselsül için numaralandırılmıştır.) Kat Mülkiyeti Kanununun uygulandığı hallerde, ortak taşınmazda oturmayan her bağımsız bölüm sahibi, apartman yönetimi ve ortak giderler ile ilgili tebligat yönünden geçerli olmak üzere, Türkiye'de bir adresini yöneticiye yazılı olarak bildirmek zorundadır. Apartman yönetimi ve ortak giderler ile ilgili tebligatlar bu adrese yapılır. Bağımsız bölüm sahibinin adres bildirmemesi veya yazılı olarak bildirdiği adrese tebligat yapılamaması hallerinde, bundan sonraki bütün tebligatlar, o kişiye ait bağımsız bölümde fiilen oturana yapılır. Tebligatın bir örneği apartman girişinde bulundurulacak ilan tahtasına asılır. Bağımsız bölümde fiilen oturana bu şekilde yapılacak tebligat, bağımsız bölüm sahibine yapılmış sayılır. (Ek: 19/3/2003-4829/17 md.) Bağımsız bölümde fiilen oturan yoksa ilân tahtasına asılan tebligat örneği bağımsız bölüm sahibine yapılmış sayılır.”

Olağan toplantılar çağrısı ile ilgili emredici bir kanun hükmü bulunmadığından, bu çağrılar site duyuru panosunda asılmak suretiyle yapılabilmektedir.

Oysa, olağanüstü toplantılarda şekil şartı çok sıkıdır. Olağanüstü toplantı için, toplantının yapılmasının planlandığı tarihten en az on beş gün önce ellerinde olacak şekilde tüm kat maliklerine çağrı yapılmalıdır. Bu on beş günlük süre hesabında dikkate alınması gereken çağrının gönderildiği tarih değil, çağrının kat malikinin eline ulaşacağı tarihtir. Öneminden dolayı tekrar etmek gerekir ki, bu olağanüstü toplantılarının çağrı usulünde yapılacak mevzuata muhalif uygulamalar, kurulun alacağı kararların iptaline sebebiyet verebilir. Bundan dolayı, Tebligat Kanununun da sağladığı kolaylıklar da dikkate alınarak, toplantı çağrısı yeterli belge, ek ve imzalarla bir tutanak haline getirilip, gönderi makbuzları ile birlikte muhafaza edilmelidir.

Olağanüstü toplantı çağrılarında özellikle toplantının gündemine de yer verilmesi hükme bağlanmış, böylece maliklerin gündem hakkında gerekli fikir oluşturma ve araştırma yapması fırsatı verilmiştir.