DIAGRAMA DE FLUJO DE PROCESOS Qué es y cómo se hace + ejemplo proceso de seguridad

Pues bien, los diagramas de flujo son una excelente herramienta para representar gráficamente el paso a paso que sigue una actividad hacia la transformación de materiales, productos o servicios, EN RESULTADOS, para resolver un problema o sencillamente, para atender una necesidad o demanda.

Los diagramas de flujo utilizan la simbología regulada por la ANSI (American National Standards Institute) para su elaboración, y aquí los símbolos que son mayormente utilizados:

Esta es la figura que señala el INICIO y el FIN del proceso, y generalmente lleva la palabra "inicio" o "fin" en su interior.

Esta figura representa OPERACIÓN o ACTIVIDAD, que sirve para representar las tareas, ya sean funciones, operaciones o tareas.

Este símbolo representa una DECISIÓN, indica que existen 2 alternativas o rutas a seguir, y lleva una pregunta en su interior por responder

Este símbolo representa entrada o salida de DOCUMENTO físico, que se recibe, se elabora o se envía.

Este símbolo representa entrada o salida de DATOS digitales, a una base de datos.

Este círculo se utiliza como CONECTOR DE ACTIVIDAD dentro de la misma hoja del gráfico, se puede numerar para facilitar identificar las secuencias en donde se da un salto, y a donde llega y continua, evitando dibujar flechas de trayectoria de uno a otro punto del diagrama.

Esta figura es un CONECTOR DE PAGINA, empleado para señalar los puntos de contacto y continuidad en las secuencias que son graficados en hojas siguientes.

La LINEA CON PUNTA DE FLECHA señala la dirección de trayectoria en que se le da la a secuencia, y que une las figuras de símbolo graficadas.

El organigrama se puede estructurar en una secuencia horizontal, o en secuencia vertical, a mi en particular, me gusta adicionar al diagrama las áreas, responsables o autoridades por cargo que intervienen en el desarrollo de la actividad, pues lo hace aún más consistente con la operación, y me ayuda a explicar el procedimiento, y eso lo veras en el ejemplo que ahora desarrollaremos.

Mi recomendación es que el flujograma que elabores sea, ante todo, SENCILLO, que sea muy fácil de entender para cualquiera que lo vea, agradable visualmente, evita al máximo las complejidades, Y también, que exista proporcionalidad y simetría en el tamaño de las figuras; ahhh, y si quieres, puedes incluir colores diferenciadores a las figuras…

Para la construcción del diagrama se sigue 3 pasos:

Primero es EL ANÁLISIS, que básicamente es hacer el borrador o mapa mental para resolver el problema o necesidad, es una lista de pasos y acciones, secuencial, que se sigue durante el proceso, teniendo en consideración todas las posibles rutas y alternativas de decisión.

Esto del listado de actividades en el proceso, es lo mismo que hacer un “WBS”, o lo que en español también se conoce como “EDT”, que es una estructura de desglose de trabajo, para obtener esa lista organizada de actividades.

Como segundo paso se hace LA CONSTRUCCIÓN, que se refiere a cómo se organizará gráficamente. Normalmente se usa el top-bottom, left- right, que significa que la construcción es de arriba hacia abajo y de izquierda a derecha.

Y como tercer y último paso se hace la PRUEBA DE ESCRITORIO, con la que se hacen pruebas simuladas para validar que éste Flujo SI corre correctamente y funciona, pero si es hallado un defecto o conflicto, este se corrige…. Hasta que quede finalizado el flujograma a conformidad.

Veamos ahora si el ejemplo de proceso de seguridad que construiremos sobre el ingreso de un visitante a una de las dependencias de la empresa…

Para elaborar el flujograma puedes utilizar PPt, Exel, Word, o una herramienta gratuita en internet llamada draw, entre otras opciones disponibles… yo prefiero hacerlo con PPT, porque yo me siento más cómodo con esta herramienta.