Fahrtkosten, Porto & Co.: Aufwendungsersatz im Verein

Ehrenamt kostet nicht nur Zeit, sondern leider auch Geld. Nicht selten gilt es, gewisse Aufwendungen zu tätigen. Mal sind es die klassischen Portokosten, Fahrtkosten oder Übernachtungskosten. Damit die Ehrenamtlichen nicht auf diesen Kosten „sitzen bleiben“, gibt es unter Umständen einen Anspruch gegenüber dem Verein auf Erstattung von Auslagen.
Was konkret in den Bereich ersetzbarer Aufwendungen fällt, unter welchen Voraussetzungen vom Verein die Erstattung verlangt werden kann und einiges Wissenswertes mehr, verrät Vereinspraktiker Stefan Wagner in diesem Videobeitrag. Zum Thema Aufwendungsersatz haben wir ihm folgende Fragen gestellt:
00:00 Vorstellung
00:22 Was ist unter Aufwendungsersatz zu verstehen? Welche Beispiele fallen darunter?
01:07 Inwiefern unterscheidet sich der Aufwendungsersatz von Aufwendungsentschädigungen wie der Ehrenamtspauschale oder dem Übungsleiterfreibetrag?
02:14 Muss der Verein Aufwendungen bzw. Auslagen überhaupt ersetzen?
03:15 Kann der Ersatz von Aufwendungen in der Satzung ausgeschlossen werden?
04:04 Bedarf es im Zusammenhang mit Aufwendungsersatz einer Satzungsgrundlage?
05:13 Dürfen nur Mitglieder bzw. Amtsträger des Vereins Aufwendungsersatz verlangen?
05:54 Können sich Eltern, die ihre Kinder beispielsweise zu einem Turnier fahren, die Fahrtkosten vom Verein im Wege des Aufwendungsersatzes erstatten lassen?
07:49 Können sich Vereinsmitglieder Fahrt- bzw. Übernachtungskosten ersetzen lassen, die im Zusammenhang mit der Mitgliederversammlung anfallen?
08:44 Muss mit dem Verein ggf. auch eine gesonderte vertragliche Vereinbarung über den Aufwendungsersatz geschlossen werden?
09:21 Können Aufwendungen bzw. Auslagen auch pauschal ersetzt werden?
10:06 Können Aufwendungen bzw. Auslagen auch ohne Beleg ersetzt werden?
10:45 Wie muss der Aufwendungsersatz im Verein dokumentiert werden?
11:17 Kann geregelt werden, dass der Ersatz von Aufwendungen mit Auszahlung etwa der Ehrenamtspauschale abgegolten ist?
12:09 Ist es möglich, auf den Ersatz von Aufwendungen zu verzichten und kann der anfallende Betrag anstelle dessen dem Verein als Aufwandsspende zugewendet werden?
15:09 Gibt es eine Höchstgrenze für ersetzbare Aufwendungen?
16:26 Wann kann der Ersatz von Aufwendungen verweigert werden?
Diese Maßnahme wird mitfinanziert mit Steuermitteln auf Grundlage des vom Sächsischen Landtag beschlossenen Haushaltes.
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