Вопрос дня "Как улучшить показатели доставки почтового сервера, при рассылках из Битрикс24"

💼 Видеоотчет для заказчика: Продолжение темы CRM-маркетинг, пакетная рассылка писем из Битрикс24.

Для выполнения задачи к корпоративному порталу подключается отдельно выделенный почтовый сервер, через smtp канал.
Как правильно подключать сервер мы детально рассмотрели в предыдущем видео.
Подключение почтового сервера необходимо и делается для сбора корректных статистических данных по качеству работы с письмами.

Для того чтобы «доставляемость» писем по «холодным» адресам возрастала, необходимо стремится улучшать показатели сервера.
Важным элементом работы с письмами является обработка сообщений, которые возвращаются к нам после рассылок – это своеобразная обратная связь на действия абонента.
Например, если не учитывать реакцию адресата, который отправил наше письмо в СПАМ и продолжать слать ему или на неработающий почтовый ящик письма, то показатели нашего почтового сервера будут падать каждый день и в результате эффективность рассылки будет низкой.

🔥 Рассмотрим наиболее часто встречающие вопросы, причины, которые понижают эффективность работы почтового сервера и действия, которые нужно предпринимать:
По каким критериям оценивается работа почтового сервера?
Что влияет на показатели работы почтового сервера?
Какие последствия ожидают автора рассылок при низких показателях работы почтового сервера?

Не работает e-mail ящик?
• Техническая причина (ошибка в имени, проблемы с доменом, проблемы с сетью и т.д. и т.п.) в результате которой письмо не может быть доставлено адресату.
• Когда защита принимающего почтового сервера «ловит» наше письмо и отправляет в «спам» в результате чего письмо не попадает в почтовый ящик адресата.
Действия:
• Перед каждой новой отправкой нам нужно исключать из рассылки те e-mail адреса c которыми есть технические проблемы и у который включена спам-защита.

Что делать с «плохими» почтовыми ящиками?
• Нужно - исключить из списка рассылок всех пользователей, которые при получении нашего письма пометили его как «спам» и у которых не работают почтовые ящики?

Как исключить «плохие» e-mail адреса из базы данных?
• В Б24 в модуле «почта» мы создаем и подключаем два почтовых ящика:
o Contact info (в этом ящике собираются и хранятся ответы клиентов, «обратные» уведомления от почтовых серверов с уведомлением кодов ошибок и письма клиентов с просьбой исключить их из списка получателей).
o FBL (в этом ящике собираются и хранятся «обратные» уведомления от адресатов на наши исходящие письма, когда получатели пометили их как «спам»).

Первое что нужно сделать это обработать обратные письма с ящика FBL. «Обратное» уведомление обычно состоит из двух файлов. В файле «большего» размера содержится подробный лог.
• Скачиваем файл и открываем его в обычном блокноте.
• В логе поиском по ключевому слову «from» ищем и копируем почтовый ящик спам-адресата.
• Возвращаемся в корпоративный портал, в раздел «Контакты», включаем фильтр, вставляем в поисковую строку фильтра спам-адреса, ищем нужную карточку и вносим квалификационные данные в дополнительные поля списки (Да/Нет) и сохраняем карточку:
o Нажал на спам;
o Не рабочий адрес;
o Сервер получателя считаем письмо спамом.

ВАЖНО! Если карточка спам-клиента была добавлена в каталог в результате импорта внешних данных или заведена менеджером «вручную», то она будет найдена. Если массовая рассылка была осуществлена напрямую из внешней почтовой программы минуя Б24, то адрес найти не получится.
• Если e-mail спам-клиента не найден, то создается новый контакт, куда заносятся его почтовый адрес с пометкой -СПАМ.
• После внесения изменения в карточку «контакта» «обратное» письмо клиента может быть удалено как не нужное.

ВАЖНО! Во избежание снижения показателей работы почтового сервера, пока не обработаны и не удалены все «обратные» письма ящика FBL, не рекомендуется осуществлять следующую рассылку писем клиентам.

Зачем нужно вносить эту информацию?
• Для того чтобы система автоматически исключила данного спам-адресата из возможного списка рассылок в независимости кто и по какому поводу в компании готовится осуществить подобное поручение.

ВАЖНО! Почему «доставляемость» писем почтового сервера падает?
• Рассылка e-mail сообщений по «холодным» адресам, возврат «обратных спам-уведомлений» приводит к понижению показателей.
• Постоянная «чистка» и исключение из списков «проблемных» адресов и рассылка «существующим» клиентам (которые ждут от вас письма) улучшают показатели.
• Таким образом исключение из базы данных «плохих адресов» способствует бесперебойной работе почтового сервера.
• После очередной «чистки» каждый следующая рассылка поднимает доверие к вашему почтовому серверу.

Ищем второе письмо, скачиваем, открываем в блокноте, ищем e-mail, копируем, возвращаемся в портал, раздел контакты, осуществляем поиск. Система ничего не находит. Вероятно, данный адрес был набран вручную без создания карточки или скопирован из внешнего источника.