Лекция Сюзанны Коккинен (Университет Аалто)

Название: Сбор документов и данных для сохранения посредством интеграции в Университете Аалто

В Финляндии, помимо планирования, управление документацией часто включает в себя такие службы, как Регистратура и, в некоторых случаях, архивирование, если организация отвечает за сохранение собственных архивов. За планирование управления документацией и архивирование отвечают одни и те же специалисты, и оба процесса регулируются национальным законодательством.

В последние годы Университет Аалто эффективно продвигает как оцифровку, так и управление жизненным циклом всей информации, генерируемой в операционных системах и других ключевых процессах. Ранее фрагментация или многократная обработка информации представляли проблему, когда операционные системы были разрознены. Кроме того, некоторые процессы по-прежнему зависели от бумажных документов из-за длительных сроков хранения (например, расчет заработной платы).

В Университете Аалто Служба управления документами отвечает за поддержание плана управления документами университета и, следовательно, играет центральную роль в планировании устойчивого сохранения генерируемой информации. Эта работа осуществляется в сотрудничестве с ИТ-отделом и другими службами университета.

В случае университета Аалто, Служба управления документами также владеет ключевыми инфраструктурами, такими как система цифровой подписи Aalto Sign (Sarake), система управления документами SAHA (TWeb) и система цифрового сохранения и управления активами Aalto Repo (Preservica).

Эти системы эффективно интегрированы с несколькими ключевыми операционными системами университета, и разрабатываются новые интеграции (например, цифровые дипломы и записи о приобретении). На сервисной платформе (Salesforce) также разработаны новые рабочие процессы, такие как форма принятия решений университета, и планируются будущие интеграции для исследовательских контрактов.

В статье анализируется роль менеджеров по управлению документами и архивистов в управлении и руководстве жизненным циклом информации, устойчивыми процессами сохранения, оцифровкой и архитектурой систем. Глубокое понимание создаваемой информации, ее жизненного цикла, необходимости ее архивирования и используемых систем, а также сотрудничество с другими службами университета являются ключевыми факторами эффективного управления жизненным циклом и оцифровки.