SNAPAP تكوين نقابي تنظيم الاجتماعات

تنظيم الاجتماعات


يقضي العديد من المسؤولين جزءاً كبيراً من وقت عملهم اليومي في الاجتماعات ، وفي العديد من هذه الاجتماعات يحتشد المسؤولون في أحد المكاتب أو في إحدى قاعات الاجتماعات إلا أن التقنية المتقدمة في مجال الاتصالات تجعل الاجتماعات ممكنة للذين قد يكونون متواجدين في مناطق جغرافية مختلفة ومتباعدة . ف تنظيم الاجتماعات تعطي مساعدة المدير فرصة ممتازة لعرض كفاءتها قبل وأثناء وبعد الاجتماع .

أهمية الاجتماعات كوسيلة للاتصال :

تعتبر الاجتماعات أحدى وسائل الاتصال الهامة في المنشآت على اختلاف انواعها وللاتصال أهداف هامة ومن أهمها /

1 - تزويد العاملين بكافة المعلومات الضرورية من اجل تحسين ادائهم للعمل .
2 - يتسنى للقيادات الادارية التعرف على مطالب وحاجات العاملين وشكاياتهم .
3 - تتيح المعرفة لكل فرد يعمل في المؤسسة ماذا يجري في داخلها من نشاط واعمال .
4 - توصيل توجيهات القيادة واوامرها ووجهات نظرها للعاملين في المؤسسة .

انواع الاجتماعات :

أولا : من حيث الزمن :

اجتماعات دورية / وهي الاجتماعات التي تعقد بصورة دورية وفي مواعيد محددة لبحث مسائل ومواضيع محددة مثل اجتماعات الهيئة العمومية للشركات المساهمة واجتماعات مجلس الامه

اجتماعات غير دورية / وهي الاجتماعات التي يمكن أن تعقد في اي وقن عندما تدعو الحاجة اليها لبحث مشكلة طارئة أو لبحث موضوعات هامة .

ثانيا : من حيث الشكل :

أ - اجتماعات يسودها قدر كبير من الشكليات ويتحكم في هذا الشكل الكثير من القواعد والنظم ومن امثلتها الهيئة العمومية للشركات المساهمة
ب - اجتماعات يسودها قدر قليل من الشكليات ومن الامثله على هذا النوع اجتماعات مجلس ادارة الشركة او المؤسسة العامة في صورتها الجديدة

ثالثا : من حيث المستوى :

أ - اجتماعات على مستوى عالمي مثل اجتماعات الجمعية العمومية للأمم المتحدة واجتماعات المنظمات والمؤتمرات الدولية .
ب - اجتماعات على مستوى الدولة كاجتماعات مجلس الوزراء واجتماعات مجلس الامة .
ج - اجتماعات على مستوى المؤسسات والشركات مثل اجتماعات مجلس الادارة واجتماعات اللجان المشكلة داخل المؤسسة او الشركة .

مبادئ عامة في عقد الاجتماعات :

لكي يحقق الاجتماع الهدف الذي من اجله عقد ، يجب أن يؤخذ في الحسبان النقاط الثلاث التالية :
1 - يحسن ان يكون الأعضاء على علم بما سيناقش في الاجتماع حتى يستعد كل عضو منهم للمناقشة .
2 - اعطاء فرصة كافية لكل عضو لكي يبدي رايه بصراحة ووضوح .
3- اذا اختلفت الآراء فيحسن اتباع نظام التصويت .

وطالما المقصود من عقد الاجتماعات هو التعاون للوصول عن طريق المناقشة إلى الرأي الصواب لذا يحسن أن يحدد اعضاء كل اجتماع فكلما كان العدد صغيرا امكن تحقيق الهدف بطريقة اسرع .