從混亂到高效的脫胎換骨｜新創企業擴張必備兩大內部管理工具

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從混亂到高效的脫胎換骨｜新創企業擴張必備兩大內部管理工具
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「C，我目前在補習班當主任，在老師的管理上遇到了一些問題，這是一間規模不大的補習班，而且老師們都很年輕，老闆因為要開拓其他地點所以請我來協助管理。
與老師們深談後得知老闆很常責罵他們做事不到位；老闆這邊也說他們經常搞不清楚狀況，已經說過的還常常要在他休假時一直打電話問，有什麼方法可以解決這個問題呢？」一位在教育事業服務的朋友問道。

當一個小公司要加大規模時，這確實是經常遇到的問題，我回答：「從你的敘述看來，我覺得首要問題是同步老闆的期待與老師們的實際工作，以前只有老闆自己進行教學時，因為樣樣都自己來也只有自己最熟悉，但當人手增加後，對每個人的工作職掌與做法就需要有明確的規定，此時可以建立工作說明書，這是上對下的工作要求。
另一方面，也可以請在職的老師建立自己的工作日誌，歸納自己工作的內容，除了回報自己目前的教學進度之外，也可以記下工作中遇到的問題，在與老闆討論時能更具體。」

朋友聽完思考了一下，接著說：「工作說明書是可以考慮的作法，工作日誌方面，我以前在基層工作時曾經被要求要寫過，總覺得這只是上面要監督時間的例行工作，不只沒有實質效果，反而還加重了人員的工作負擔，這真的有用嗎？」

「可能有些企業會將工作日誌拿來作為填補工作時間、甚至是評估員工績效的參考，這樣確實會增加員工工作負擔，因為工作日誌寫的是過程，比較適合拿來做為知識管理的一環。
還有，工作日誌對員工自身有個很大的用處，就像之前我說過當對人生下一步迷惘時，可以藉由記錄自己的工作，拆解各種任務並統計自己對那些工作較擅長或是更有興趣，幫助自己盤點與規劃，此時工作日誌就很適合用來當作統整資料的參考。」
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