Anfordern: In der Praxis oder in einer Terminerinnerung – tomedo® Patientenformulare

Kurzanleitung: Anforderung und Versand von Patientenformularen über verschiedene Wege

Formulare manuell anfordern und versenden:
Navigieren Sie im Menü zu Aktion - Patientenformulare anfordern.
Wählen Sie einen bestehenden Patienten aus oder suchen Sie einen Testpatienten. Über das "X" können Sie den bisherigen Patienten abwählen und dann einen neuen Patienten suchen, für den Formulare angefordert werden sollen.
Wählen Sie aus den Formulargruppen eine vordefinierte Formularkombination aus oder wählen Sie einzelne Formulare manuell über die Suchfunktion aus (z.B. das Kontaktformular).
Versenden Sie das Formular wahlweise per E-Mail, als QR-Code zum direkten Einscannen durch den Patienten (wenn dieser vor Ihnen steht) oder über die arzt-direkt App (wenn der Patient verknüpft ist).
Wenn Sie das Formular per E-Mail versenden, öffnet sich ein vorbereitetes E-Mail-Fenster. Die verwendete E-Mail-Vorlage ist bereits in tomedo hinterlegt und erfordert keine vorherige Konfiguration.

E-Mail-Vorlage für Terminerinnerungen mit Formularlink erstellen (Admin-Bereich):
Gehen Sie zu Admin - E-Mail Vorlagen.
Erstellen oder bearbeiten Sie eine Vorlage für Terminerinnerungen, die einen Formularlink enthalten soll.
Fügen Sie den Platzhalter in den Vorlagentext ein, um den individuellen Link zu den zugewiesenen Formularen zu generieren.
Formulieren Sie den Begleittext so flexibel, dass er auch verständlich ist, falls für eine bestimmte Terminart kein Formular hinterlegt wurde (z.B. "Falls ein Link für Formulare vorhanden ist, bitten wir Sie, diese vorab auszufüllen.").

Patientenformulare mit Terminarten verknüpfen (Admin-Bereich):
Navigieren Sie zu Admin - Kalender - Terminarten.
Wählen Sie die gewünschte Terminart aus, für die Formulare versendet werden sollen (z.B. Blutentnahme oder Sprechstunde).
Im Bereich "Patientenformulare" klicken Sie auf das Plus-Symbol, um die erforderlichen Formulare auszuwählen und diese fest mit der Terminart zu verknüpfen. Bestätigen Sie mit "OK".

Terminerinnerungsplan mit Formularen konfigurieren (Admin-Bereich):
Gehen Sie zu Admin - Kalender - Terminerinnerungspläne.
Erstellen Sie einen neuen Erinnerungsplan oder bearbeiten Sie einen bestehenden. Geben Sie dem Plan einen aussagekräftigen Namen (z.B. "Terminerinnerung inkl. Patientenformular").
Verknüpfen Sie den Plan mit den gewünschten Kalendern und den Terminarten, denen Sie zuvor Patientenformulare zugewiesen haben.
Wählen Sie die E-Mail-Vorlage aus, die den Formularlink enthält (die Sie im vorherigen Schritt erstellt oder bearbeitet haben).
Wählen Sie das E-Mail-Konto aus, über das die Erinnerungen versendet werden sollen. Über die drei Punkte können Sie bei Bedarf ein neues E-Mail-Konto hinzufügen (der Versand über Kim ist für Terminerinnerungen und Patientenformulare nicht möglich).
Fügen Sie optional eine Signatur hinzu.
Legen Sie den Zeitpunkt fest, wann die Erinnerung verschickt werden soll (z.B. 3 Tage vor dem Termin).
Aktivieren Sie bei Bedarf die Option zur Dokumentation des Versands in der Patientenakte.
Hinweis: Haben Patienten am selben Tag Termine in demselben Erinnerungsplan, können diese in einer gemeinsamen E-Mail erinnert werden. Es empfiehlt sich, separate Erinnerungspläne und E-Mail-Vorlagen für Termine mit und ohne Patientenformulare zu erstellen, um eine klare Kommunikation zu gewährleisten.

Formulare in der Praxis über die tomedo iPad App ausfüllen lassen:
Wählen Sie den Patienten in der Tagesliste oder Warteliste aus.
Öffnen Sie die Karteikarte des Patienten.
Klicken Sie auf das Plus-Symbol "+ Neu" und wählen Sie Patientenformular.
Wählen Sie die gewünschten Formulare aus der Liste aus und klicken Sie auf "Weiter".
Übergeben Sie das iPad an den Patienten. Da der Patient in tomedo ausgewählt wurde und das iPad im Praxisnetzwerk ist, sind die Stammdaten im Formular bereits vorausgefüllt. Der Patient kann diese bei Bedarf überprüfen und korrigieren.
Nach Abschluss des Ausfüllvorgangs wird der Patient aufgefordert, das iPad dem Praxispersonal zurückzugeben.

Stammdatenänderungen übernehmen: Wenn der Patient im Formular Änderungen an seinen Stammdaten vorgenommen hat (z.B. Namensänderung), zeigt die Inbox dies an. Nutzen Sie die Funktion "Rückschrieb":
Wählen Sie im Bereich "Rückschrieb" die zu übernehmenden Änderungen aus (alle übernehmen oder spezifische Felder).
Mit "Rückschreiben" werden die Daten in die Patientenakte übernommen.
Hinweis zu vorausgefüllten Daten bei arzt-direkt App / E-Mail: Bei Formularen, die über die arzt-direkt App oder per E-Mail außerhalb des Praxisnetzwerkes ausgefüllt werden, sind die Stammdaten nicht vorausgefüllt. Innerhalb eines Vorgangs werden jedoch einmal eingegebene Daten für nachfolgende Formulare übernommen.

Dies ist ein Schulungsvideo; es werden keine echten Patientendaten verwendet.