Как выделить бизнес-процессы

Данное видео посвящено бизнес-процессам. Это не простая тема и требует серьезного погружения в нее. Но я постарался описать четыре простых этапа, выполнив которые, можно выделить ключевые бизнес-процессы компании.
Если описывать кратко, то бизнес-процессы — это последовательность действий, которые приводят к конкретному результату. Например, к рабочим процессам относится формирование кадрового приказа, заполнение шаблона договора, продажа товара, доставка заказа и прочее.

Если процессы не структурировать, то работа всей организации носит хаотичный характер с лишними затратами времени и ошибками.
Описывать бизнес-процессы нужно всем компаниям, вне зависимости от отрасли и размера организации.

Есть четыре ключевых преимущества выделения процессов:
• Во-первых, бизнес-процессы показывают распределение ролей и связей между ними. Проще говоря - кто и за что отвечает.
• Во-вторых, бизнес-процессы помог найти слабые места, устранив которые можно повысить эффективность задачи.
• В-третьих, бизнес-процессы показывают рутинные задачи, которые можно ускорить за счет автоматизации.
• В-четвертых, прописанные бизнес-процессы обеспечивают преемственность. То есть новые сотрудники быстрее перенимают задачи и рабочие данные от прежних сотрудников.

Итак, какие же пять простых шагов помогут выделить бизнес-процессы Вашей компании.
Шаг 1. Опишите основные направления работ сотрудников, чем они ежедневно занимаются. Например, что делает бухгалтерия и отдел кадров? Какие задачи выполняются в приемной.
Опишите все рутинные работы каждой структурной единицы.
Обязательно оцените траты времени сотрудника на свои работы.
После чего объедините логически связанные работы в группы процессов, такие как «кадровый учет», «договорной учет» и так далее.
Например, группа процессов «договорной учет» может включать пять этапов:
• Анализ поставщиков (если речь идет о «расходных договорах»);
• Выбор поставщика;
• Согласование договора и подписание;
• Контроль исполнения и графика платежей.
• Закрытие договора.
Количество этапов зависит от того, насколько детально вы хотите их описать. В результате Вы получите таблицу с подробной информацией о том, кто из сотрудников выполняет определенный этап и сколько времени тратится на каждую задачу.
Например, какие действия осуществляет сотрудник в рамках своего этапа. Например, юрист проверяет проект договора на соответствие законодательству три часа. Кадровик запрашивает определенный набор документов у кандидата при приеме на работу и на данный запрос проводится через отправку электронного письма за 10 минут.
Не лишним будет указать какие инструменты применяются (ежедневник, электронная почта, Excel, Word).
На втором шаге визуализируйте группы процессов с этапами в виде блок-схем с указанием связей, сотрудников и ролей.

Шаг 2. Визуализируйте группы процессов в виде блок схем.
Блок-схема должна включать информацию о последовательности действий (например, перед подписанием идет согласование договора).

Шаг 3 включает поиск «слабых мест» в вашей схеме процессов.
Проведите простой опрос сотрудников из трех вопросов:
• Где чаще возникают временные задержки?
• Где чаще возникают ошибки?
• От кого приходится постоянно получать определенную информацию, что делает зависимым одного сотрудника от другого?
Например, если на согласование договоров уходит много времени, то данный процесс необходимо оптимизировать и по возможности автоматизировать. Даже визуальный анализ блок-схемы процессов может показать, в каком месте сложные связи и избыточные дублирующие процессы.

На четвертом финальном шаге определите список рутинных дел, которые можно автоматизировать Например, в договорном учете нужно отказаться от хранения файлов на разных компьютерах сотрудников и хранить файлы в едином электронной базе договоров с многопользовательским доступом по сети. В кадровом учете можно перестань формировать и хранить кадровые приказы в файлах word и excel, и начать использовать программы для кадрового учета для создания кадровых приказов за любой период времени и ведении журнала приказов.

Подведем итог. Выделение бизнес-процессов — это не бюрократия и не «дань модным трендам», это способ сделать работу сотрудников более регламентированной, что в свою очередь повысит эффективность всей компании. Начните с малого, тестируйте изменения и постепенно улучшайте бизнес-модель своей организации. Недостаточно один раз выделить процессы и не возвращаться к этому. Постоянные изменения конкурентной среды и появления новых технологий (в виде онлайн сервисов или прикладного программного обеспечения) требуют пересматривать бизнес-модели компаний, выделяя новые бизнес-процессы и устраняя некоторые избыточные бизнес-процессы.

Подробнее о программах "РП-Интеграция" https://rp-integra.ru/solutions/